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Cloud-Kosten senken und Kostenfallen vermeiden

Der Einsatz von Cloud-Diensten wirkt zunächst in vielerlei Hinsicht äußerst attraktiv und verspricht vereinfachte Betriebsabläufe, ein verbessertes Kundenerlebnis und eine Reihe neuer Umsatzchancen, wobei Cloud-Kosten erst einmal nicht berücksichtigt werden. Von der obersten Management-Etage wird häufig erwartet, dass die Cloud die Kosten des IT-Betriebs senkt und die CAPEX-intensive interne Umgebung durch einen agilen, nutzungsabhängigen IT-Service ersetzt. Es gibt zahlreiche versteckte Kostenfallen, die wir Ihnen in diesem Artikel näher bringen möchten.

Kostenfalle Nr. 1: Man berücksichtigt nur einen Teil der Cloud-Kosten und übersieht den zusätzlich erforderlichen Aufwand für den Betrieb der Cloud-Dienste.

In der Praxis handelt es sich bei Cloud-Services nicht immer um das Nirvana, von dem Manager träumen. Ohne eine übersichtliche Kosteneinsicht kann es passieren, dass Unternehmen die falschen Lösungen für ihre Umgebung einsetzen und sich ungeplanten Ausgaben gegenübersehen.

Der Betrieb einer Cloud-Umgebung erfordert einen vollständig neuen Ansatz. IT-Manager müssen neben den profanen Cloud-Dienstkosten die Total Cost of Ownership (TCO) im Blick haben. Hierbei handelt es sich um die Summe aller direkten und indirekten Cloud-Kosten für den Betrieb. Wenn Sie diese drei Kostenfallen umgehen, können Sie sich einen klaren Überblick über die TCO machen und so den richtigen Weg für Ihr Unternehmen einschlagen, um wirklich von allen Vorteilen von Cloud-Services profitieren zu können.

In einer traditionellen IT-Infrastruktur war die Berechnung der Lebenszykluskosten der Umgebung relativ einfach, da die Einrichtungs- und Wartungskosten mit hoher Transparenz und Vorhersehbarkeit geplant werden konnten. Das liegt daran, dass viele der Kosten vorab vereinbart wurden, u. a. für Server, Storage, Standardsoftware, Nutzerlizenzen, Support und Wartung sowie regelmäßige Upgrade-Zyklen.

Kostenfalle Nr. 2: Man überschätzt die Nutzung der Cloud-Dienste im Unternehmen oder kennt diese nicht genau.

In einer Cloud-Umgebung ist das Kostenmodell völlig anders strukturiert. Der Wechsel von einem Kapitalanlagenmodell zu betrieblichen Ausgaben ermöglicht es dem Unternehmen, die Dienstleistung anhand der jeweiligen tatsächlichen Nutzung auszuweiten oder einzugrenzen oder den Dienst überhaupt nicht mehr in Anspruch zu nehmen, wenn dieser nicht mehr benötigt wird.

Es besteht zwar zweifelsohne die Chance, IT-Budgets besser zu verteilen, dies muss jedoch nicht der Fall sein. Ihr Cloud-Provider weist die Servicekosten vielleicht transparent aus, jedoch müssen Sie auch die Betriebsausgaben, wie zusätzlichen Speicherplatz, Netzwerkorganisation, Security, Zugriffskontrollen, Datensicherung und Disaster Recovery, berücksichtigen. Diese Kosten sind zu Beginn nicht immer unmittelbar sichtbar und können rasch in die Höhe schnellen, wenn sie nicht angemessen kontrolliert werden. Ohne umfangreiche Transparenz ist es schwierig, realistische Kostenprognosen abzugeben.

Kostenfalle Nr. 3: Man schult und informiert die Mitarbeiter des Unternehmens nicht ausreichend im Umgang mit Cloud-Diensten.

Die Cloud-Bedürfnisse verschiedener Abteilungen können sehr unterschiedlich sein. Im Durchschnitt nutzen Unternehmen laut Symantec 1.232 Cloud-Apps, die häufig von mehreren Hundert Mitarbeitern in Anspruch genommen werden. Das erschwert es der IT-Abteilung, die genauen Anforderungen des Unternehmens vorherzusagen.

In der Regel setzen IT-Entscheidungsträger häufig höhere Budgets für den Betrieb an, um Raum für Redundanzen ohne Zusatzkosten zu gewährleisten. Die Cloud-Preismodelle variieren von Anbieter zu Anbieter, sodass es für Unternehmen sinnvoll ist, ihr Cloud-Abonnementmodell an ihre spezifischen Nutzungsanforderungen anzupassen. Die IT-Abteilung ist möglicherweise nicht über jeden im Unternehmen informiert, der einen Cloud-Service nutzt, was zu Fehlentscheidungen und entsprechenden Zusatzkosten führen kann.

Außerdem kann es für die IT-Teams schwierig sein, die Cloud-Kosten zwischen den Abteilungen korrekt aufzuteilen, da nicht immer eindeutig geklärt ist, welche Linienposition zu welchem Nutzer gehört oder welche Abteilung welchen Service genutzt hat.

Die Integration des IT-Betriebs im Gesamtunternehmen stellt viele Firmen vor eine große Herausforderung. Häufig wird die IT zunehmend zum Antriebsmotor des Geschäftsbetriebs. Nicht selten agiert die IT-Abteilung abgeschottet vom Rest des Unternehmens, was zu Informationslücken hinsichtlich der bestehenden Cloud-Dienste, deren Arbeitsweise und deren beabsichtigte Verwendung durch die Mitarbeiter führen kann.

In der Cloud werden die Cloud-Kosten nicht vorab festgelegt, sondern nutzungsabhängig berechnet. Sind sich die Mitarbeiter dessen nicht bewusst oder wissen sie nicht, wie sie den Dienst richtig nutzen sollen, kann es dazu kommen, dass Nutzungsgrenzen überschritten werden. Eine solche ineffiziente und unnötige Nutzung kann die Kosten um bis zu 70 Prozent im gesamten Unternehmen aufblähen.

Deshalb muss die IT-Abteilung den vollen Umfang der Cloud-Funktionen und der damit einhergehenden Kosten im gesamten Unternehmen besser kommunizieren. So können die Mitarbeiter besser verstehen, wie die Kostenstrukturen aufgebaut sind und wie sie sie individuell effizienter nutzen können.

Schaffung einer effektiven Kostenstruktur

Diese drei häufigen Kostenfallen können erhebliche Ausgaben verursachen und die Gesamtkosten für den Betrieb einer Cloud-Umgebung unnötig teuer machen. Es gibt hier jedoch eine Chance für IT-Manager, einen Rahmen zu schaffen, in dem die Cloud-Kosten transparenter, vorhersagbarer und überschaubarer werden.

Die Integration einer Kostenmanagementstruktur in die IT-Architektur kann der IT-Abteilung helfen, effektiver mit der Finanz- und Beschaffungsabteilung zusammenzuarbeiten, um den vollen Umfang der Kosten sichtbar zu machen und eine reibungslose und nutzungsbasierte Kostenstruktur einzurichten. Dies schafft Transparenz über die Verteilung der höchsten Cloud-Anforderungen im Unternehmen. Anhand dessen kann die IT-Abteilung dann sicherstellen, dass die richtigen Nutzungspläne vorliegen, dass sich die Mitarbeiter über ihr Nutzungsverhalten bewusst werden und dass die interne Abrechnungsstruktur eine Separierung der Kosten zwischen den Abteilungen ermöglicht.

Ohne transparente Strukturen lassen sich die Kosten letztlich nicht effektiv verwalten. Eine Kostenmanagementstruktur kann Sie dabei unterstützten, die Gesamtkosten des Cloud-Betriebs auf Ihre Prognosen auszurichten. Gleichzeitig bietet sie dem Unternehmen eine Grundlage für bessere und stärker an den tatsächlichen Gegebenheiten ausgerichtete Entscheidungen hinsichtlich der Nutzung der Cloud-Dienste. Ein böses Erwachen kann damit vermieden werden. Außerdem wird die Grundlage für transparentere und kollaborative Prozesse geschaffen, um das gesamte Unternehmen auf einen Cloud-basierten Erfolgskurs auszurichten.

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