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Wie Outtasking Flexibilität ins IT-Service-Management bringt

IT-Manager stehen vor kritischen Entscheidungen, um den ständig steigenden Bedürfnissen heutiger Unternehmen zu entsprechen. Eine solche Entscheidung ist, ob das IT-Service-Management weiterhin hausintern betrieben werden sollte oder ob eine Auslagerung an externe Dienstleister günstiger wäre. Obwohl beide Ansätze Vorteile bieten, sehen IT-Entscheidungsträger auch einige Nachteile. Ein Überblick.

Hausinterne Aktivitäten sind zwangsläufig durch vorhandenes Personal und deren Expertise begrenzt – während ein Outsourcing-Vertrag normalerweise ein Langzeit-Commitment bedeutet und das eigene Team oft nur minimalen Einfluss auf den laufenden IT-Betrieb hat.

Mehr und mehr IT-Entscheider neigen heute zu einer dritten Alternative, die ein besseres Gleichgewicht zwischen Support und Kontrolle bietet: bestimmte routinemäßige IT-Aufgaben werden an Service-Provider ausgelagert, während die wichtigsten und spezialisiertesten Arbeiten weiterhin hausintern erledigt werden.

Outtasking oder Outsourcing?

Beim Outsourcing werden die Zügel des IT-Managements komplett aus der Hand gegeben und an einen externen Service-Provider ausgelagert. Dies basiert dann meistens auf einem mehrjährigen Vertrag und bedeutet, dass der Provider die Gesamtverantwortung für Ihr IT-Management übernimmt. Sie geben alles – vom Datacenter-Management bis hin zu Speicherung, Networking und Security – vollkommen aus der Hand. Dieser Ansatz eignet sich gut für Unternehmen mit wenig eigenem Personal oder unzureichenden IT-Kenntnissen. Er vermittelt die Sicherheit, das IT-Umfeld Experten zu überlassen und eine zentrale Anlaufstelle bei Problemen zu haben.

Beim Outtasking werden allerdings einzelne Bereiche segmentiert. Hausinterne IT-Entscheider wägen bei diesem Ansatz bewusst ab, welche Funktionen weiterhin unter In-house-Kontrolle bleiben und welche an Spezialisten ausgelagert werden sollten. Auf diese Weise kann sich das interne IT-Team auf die eigenen Hauptkompetenzen konzentrieren und routinemäßige Wartungsaufgaben anderen überlassen. Typische Outtasking-Aufgaben wären beispielsweise die allgemeine Datenpflege, Backups, Security-Maßnahmen und Helpdesk-Funktionen.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Ansätzen liegt im Ausmaß der IT-Verantwortlichkeiten, die in den Händen des hauseigenen Teams verbleiben. Eine Entscheidung zugunsten des Outtasking-Ansatzes bedeutet, dass Ihr Team weiterhin volle Kontrolle und Governance über die Firmenumgebung behält und von verschiedenen externen Anbietern Unterstützung erhält. Die Verantwortung für das Mapping der richtigen Lösung für aktuelle Business-Anforderungen obliegt Ihrem eigenen Team, das außerdem als „Projektmanager“ für die Implementierung agiert. Sollte ein IT-Service versagen, so haben Sie den vollen Überblick darüber, wo das Problem ist und können mit den Anbietern an einer Lösung arbeiten.

Ist Outtasking besser?

Dieser Ansatz ist offensichtlich feingliedriger und involvierter als großflächiges Outsourcing. Es ist allerdings nicht immer die beste Lösung für alle Umgebungen, bietet jedoch einige Vorteile, die es für IT-Entscheider sehr attraktiv machen. Hierzu gehören:

Die Übersicht behalten – Gesamtkontrolle über Ihre eigene IT-Umgebung und Routineaufgaben bedeutet, dass Ihr Team niemals die Zügel aus der Hand gibt. Sie haben eine klare Sicht auf alle aktuellen Projekte und Prozesse und sind stets darüber im Bilde, was als Nächstes getan werden muss und bei welchen Aufgaben zusätzliche Unterstützung gebraucht wird. Dieses Ausmaß der Kontrolle stellt sicher, dass sich Ihr Team niemals auf Dritte verlassen muss, wenn es um wichtige IT-Entscheidungen geht.

Förderung interner Führungskompetenzen – Outtasking motiviert Ihr Team dazu, Verantwortung im Unternehmen zu übernehmen. IT spielt heute eine zunehmend größere Rolle in den verschiedensten Unternehmensbereichen wie Kundendienst, Marketing oder Business Analytics. Überall sind Impulsgeber als Richtungsweiser gefragt, um die größtmöglichen Vorteile aus IT-Investitionen herauszuholen. Wenn die Kontrolle über wichtige IT-Rollen hausintern verbleiben, kann Ihr Team agiler reagieren. Der Hauptfokus richtet sich auf das Kerngeschäft, während externe Partner dafür sorgen, dass die Redundanzen und die Skalierung vorhanden sind, um zeitintensive oder Routineaufgaben abzuarbeiten. Eine klare Unterscheidung dessen, welche Arbeiten höchste Businessrelevanz haben kann Ihre IT-Abteilung zur treibenden Kraft für Innovation und Alleinstellung innerhalb der Organisation werden lassen.

Interne Kompetenzentwicklung -Die Fähigkeiten und Expertise eines modernen und erfolgreichen IT-Teams reicht viel weiter als nur Wartungsarbeiten. Solche Kompetenzen sind das Produkt pragmatischen Managements und lösungsorientierter Vorgehensweisen. Die Weiterentwicklung interner Kompetenzen und Fähigkeiten durch praktische Managementansätze und der Lösung unternehmenskritischer Fragen führt zu nachhaltigen Vorteilen für das Unternehmen und für die Karriereziele Ihres Teams.

Upscaling – Unternehmensanforderungen können sich von einer Woche zur anderen grundsätzlich ändern. In Hochzeiten erwarten Sie eine entsprechende Skalierung Ihrer IT-Infrastruktur. Wenn Sie Ihre IT-Services auslagern, kann es zu Enttäuschungen führen weil die vereinbarten Dienste nicht wandlungsfähig genug sind und sich Ihr Unternehmen daher nicht agil genug an verstärkte Nachfrage anpassen kann. Beim Outtasking haben Sie viel mehr Flexibilität bei den Serviceverträgen und Sie können bei Bedarf jederzeit das Ausmaß der Dienste erhöhen oder verringern.

Anpassen an eine sich ständig weiterentwickelnde IT-Landschaft – IT ist einer der dynamischsten Unternehmensbereiche überhaupt. Das Veränderungstempo, angestoßen vom Aufkommen des Cloud Computing, wird immer weiter ansteigen, während neue Technologien wie IoT, Big Data, Machine Learning und Blockchain sich immer weiter verbreiten. IT-Funktionen voll im Griff zu behalten bedeutet, die Agilität zu besitzen, mit der zunehmend schnell veränderlichen Technologielandschaft durch kontinuierliche Anforderungsanpassungen Schritt zu halten.

Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen – Schlussendlich hängt die Entscheidung, den gesamten IT-Bereich in-house zu behalten, nur gewisse Aufgaben oder den gesamten IT-Betrieb auszulagern von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, welche Reichweite IT in Ihrer Organisation hat, können Sie besser abschätzen, welche Funktionen lebenswichtig für Ihr Kerngeschäft sind und welche besser an einen Service-Provider mit entsprechender Spezialisierung ausgelagert werden sollten.

Ein Outtasking-Ansatz für IT-Services gibt Ihnen die nötige Entscheidungsfreiheit darüber, wie viel Kontrolle Sie über den Bereich haben wollen. Eine direkte, tägliche Involvierung Ihres IT-Teams fördert die Entwicklung neuer interner Kompetenzen und verleiht dem Team die Flexibilität, sich in puncto IT-Services Angebot und Nachfrage besser anzupassen. Ihre Mitarbeiter entwickeln neue Fähigkeiten in den Bereichen IT-Planung und Projektmanagement, was Ihnen erlaubt, unternehmenskritische Funktionen beizubehalten, während Routineaufgaben in der Wartung ausgelagert werden.

Sie geben Ihrem IT-Team mehr Flexibilität und Zeit, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren, sowie die Chance zur treibenden Kraft für Alleinstellung und Innovation in Ihrem Unternehmen zu werden.

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