Aveco de Bondt, een ingenieursbureau dat onderdeel is van het VolkerWessels Concern, heeft de enorme shift naar thuiswerken, als gevolg van COVID-19, moeiteloos kunnen maken op het moment dat het echt nodig was. Aan het hoofd van de ICT-organisatie, die 450 hoogopgeleiden ingenieurs dagelijks bedient, staat Janneke Elbert. Zij vertelt hier hoe Outsourcen Aveco de Bondt heeft geholpen.

In de door mannen gedomineerde bouwwereld voelt Janneke zich als een vis in het water. Ook binnen de IT-wereld zijn de vrouwen in managementposities op een hand te tellen. Het deert haar niet, ze ziet op sommige vlakken zelfs voordelen van haar uitzonderingspositie. “Op het gebied van adoptie van nieuwe technologieën, zie ik dat mijn vrouwelijke adoptiespecialist grote stappen kan maken. Vrouwen in de IT zijn een absoluut voordeel. Het heeft mij in elk geval niet belemmerd om succesvol onze ICT-organisatie te besturen.” 

Hoe Aveco de Bondt met outsourcen begon 

Janneke leidde ook het project dat naar de outsourcing van de IT-organisatie voerde. ‘Negen jaar geleden besloten we dat we zelf geen IT-afdeling meer in huis wilden hebben. Wat je met IT wilt bereiken is gebruikers ontlasten, het ze makkelijker maken. Met een eigen IT-afdeling creëer je bedrijfsblindheid en passiviteit en dat wilden we niet. Als je outsourcet word je niet alleen flexibeler, maar je kunt ook beter inspelen op veranderingen en innovaties. Het was voor ons de reden om op zoek te gaan naar een flexibele partij, één die mee kon denken met wat wij nodig hebben.’ 

‘Het was vrij snel duidelijk dat een grote loggere organisatie niet bij ons past. Wat wel belangrijk was in onze beslissing, was dat het een partij moest zijn met voldoende back-up. Zodat in tijden van nood er altijd voldoende kennis beschikbaar zou zijn. Daarnaast was ook de fysieke afstand een overweging. Van de Randstad ben je niet één, twee, drie in het oosten. In de praktijk is dat in de samenwerking met Proact nooit een probleem gebleken. Op cruciale momenten is Proact er altijd’. 

Outsourcen is elkaar wat gunnen, een samenwerkend partnerschap waar je elkaar vertrouwt is de basis

Gouden tips voor organisaties die ook willen outsourcen 

Voor organisaties die gaan outsourcen heeft Janneke wel een paar gouden tips: ‘Voor een succesvolle outsourcing moet de partij die je binnenhaalt echt een samenwerkingspartner zijn. Ik zie een groot verschil tussen een leverancier en een samenwerkingspartner. Je moet een win-win situatie hebben, het moet voor beide partners wel werken natuurlijk. Als de bedrijfsculturen dan dicht bij elkaar liggen helpt dat aanzienlijk. Daarnaast is openheid en eerlijkheid essentieel. Dat zorgt namelijk bij mij voor vertrouwen en dan kan je pas zaken loslaten. Dan word je echt ontzorgd.’ 

‘Natuurlijk zijn we het niet altijd eens. Maar juist door die relatie van samenwerkende partijen is er ruimte om dingen uit te spreken. Zaken die dan naar boven komen kunnen dan opgelost worden, dan hoef je het er verder ook niet meer over te hebben.’ 

‘Tijdens de eerste lockdown bleek dat we als Aveco de Bondt goed voorbereid waren op de nieuwe situatie. Wel was duidelijk dat onze aanpak, waar Proact goed had geluisterd naar wat we als organisatie nodig hadden, in ons voordeel heeft gewerkt. De innovatie, maar ook de flexibiliteit waren daarin essentieel. Op dit moment wordt de IT binnen Aveco de Bondt gemiddeld met anderhalve FTE gecoördineerd. Behalve functioneel beheerders hebben we geen eigen IT-specialisten in huis. Best een mooie prestatie voor een kennisintensief bedrijf van onze grootte.’ 

Naast werk ook ontspannen 

Ondanks alle werkzaamheden vindt Janneke voldoende tijd om ook haar tijdsintensieve hobby’s te blijven onderhouden. Naast een groeiende roedel ridgebacks, een groot Afrikaans hondenras, heeft ze ook nog vier paarden in de wei lopen, waarmee ze ook traint en fokt. “Ja, dat kost wel een paar uur per dag, maar gelukkig hebben we in Twente de ruimte en heb ik het op kantoor goed georganiseerd.”  

Inmiddels heeft Aveco de Bondt al 6 jaar de IT-omgeving aan Proact uitbesteed. Aanvankelijk startten we met PeopleWare maar is dit inmiddels bijna ongemerkt overgegaan in Proact

De toekomst 

Kijkend naar de toekomst ziet Janneke werk-technisch wel weer nieuwe uitdagingen op zich afkomen. De hoeveelheid kennis van de organisatie en de daarmee samenhangende data is haar volgende project. Om de diversiteit aan data, tekeningen, 3D-modellen, maar ook gewone officedocumenten op een werkbare manier te ontsluiten voor haar gebruikers is ze nu al plannen aan het maken. “Het belangrijkst daarbij is dat ik het onze organisatie gemakkelijk wil maken om efficiënt te kunnen werken. Met de toename van SaaS-applicaties en de groei aan data heb ik voorlopig nog wel genoeg te doen. Natuurlijk schakel ik wel specialisten, zoals Proact bij, zodra dat voor de organisatie het beste is!”

*Dit artikel is te lezen in ons SYNC Magazine die je hier kunt downloaden.