Veel organisaties zien op tegen verandering. Logisch, want verandering betekent in de praktijk weerstand. Zelfs als de verandering uiteindelijk in het voordeel gaat werken van de gebruiker. Een verandering die we echter wel als beroepsbevolking snel maakten is de aanpassing om van een andere locatie dan van kantoor te werken. Noodgedwongen natuurlijk, er kwam namelijk een externe factor, Corona, om de hoek kijken. Als het credo plotseling thuiswerken wordt, hebben organisaties niet veel keus meer en is dat faciliteren de enige optie. Hoe? Dat lees je in dit Workspace Blog.

Anytimeanyplaceanywhere bereikbaarder dan ooit 

Toch waren er organisaties voor wie die omschakeling geen enkel probleem opleverde. Waren zij hun tijd vooruit? Qua faciliteren van hun werknemers zeker, qua techniek zeker niet. Met Microsoft 365 is anytime, anyplace, anywhere bereikbaarder dan ooit. Wat hield organisaties die dat dan nog niet hadden geïmplementeerd dan tegen? 

Implementeren van nieuwe technologie valt in de praktijk vaak tegen. Het schort aan relevante kennis, mensen meekrijgen in verandering kost veel energie en de oude technologie werkt toch nog? Op zich valide argumenten, zij het niet dat je je organisatie op een achterstand zet door niet met de tijd mee te gaan. De inhaalslag die later toch een keer moet volgen, wordt alleen maar groter. 

Nu veranderen betekent dat je ook nu van de voordelen kunt profiteren 

Organisaties die dus moeiteloos thuis konden werken bleken enorm in het voordeel toen het virus ons in de greep kreeg. Ook bleken de security-lekken binnen verouderde softwareversies geen voet aan de grond bij ze te krijgen. Met de tijd meegaan heeft ze dus behoorlijk in de kaart gespeeld. Natuurlijk verwachtte niemand Corona en is het een extreme situatie. Maar veel ontwikkelingen binnen Microsoft 365 leveren direct productiviteitsvoordeel op. Teams is natuurlijk een bekend voordeel, maar wist je dat er bijvoorbeeld ook een automatiseringsplatform binnen de suite beschikbaar is waar je repetitieve interne processen kunt (laten) automatiseren? En dat je met Delve inzichten krijgt over productiviteit die heel nuttig kunnen zijn? De voordelen zijn zeker niet op een hand te tellen. 

Je kunt natuurlijk zelf het wiel uitvinden 

Uiteraard kan je als organisatie alles zelf uitzoeken en testen. Vervolgens moet alles keurig gedocumenteerd worden, want als de system administrator vertrek, weet anders niemand meer hoe het precies in elkaar zat. Security updates moeten minutieus worden geïnstalleerd en daarbij ga je dan altijd de hele keten van opties langs om te zorgen dat alle deuren dicht staan, per werkplek. Eenvoudig toch? 

Workspace-as-code 

Binnen Proact hebben we inmiddels ruim 25.000 modern workspaces in de Benelux geïmplementeerd en in beheer. We hebben het dus eerder gedaan. Daarnaast werken we aan de hand van een ruim 70-pagina tellend document waarmee de werkplekken zo optimaal mogelijk, maar ook zo veilig mogelijk, zijn ingericht. De inrichting gebeurt ‘as-code’. Dat betekent dat een heel aantal zorgvuldig ontwikkelde scripts worden afgedraaid om de werkplekken moeiteloos te installeren, maar ook te updaten. Onderhoud wordt hierdoor een fluitje van een cent. Het handmatig afgaan van fysieke werkplekken wordt hierdoor definitief iets uit het verleden. 

Met adoptie en outsourcing worden gebruikers je fans! 

Tot zover het gemak voor de IT-afdeling. Daar kunnen ze zich voortaan concentreren op de bedrijfskritische processen in plaats van reguliere gebruikersondersteuning. Maar jouw gebruikers heb je dan nog niet mee. Afhankelijk van hoe tech-savvy ze zijn moeten ze meer of minder aan de hand genomen worden om de nieuwe functionaliteiten te leren kennen en gebruiken. De ervaring leert dat gebruikers waarvoor de tijd is genomen om ze goed op weg te helpen, in de praktijk snel productiever en met meer plezier kunnen werken. Als ze dan in het gebruik ook nog ondersteund worden door een servicedesk die niet opgeeft, voordat hun IT-uitdaging is opgelost, dan zorg je dat je eindgebruikers je fans worden. 

Proact & Modern Workspace 

De omvang die Proact heeft, zo’n 320 vaste medewerkers, is doelbewust gekozen. Juist met deze grootte zijn wij in staat een persoonlijke aanpak in combinatie met flexibiliteit te garanderen, terwijl we het kennisniveau en de slagkracht van onze grotere counterparts hebben. In de Benelux beheert Proact op dagelijkse basis ruim 25.000 eindgebruiker werkplekken al dan niet met de daarbij behorende infrastructuren. Benieuwd hoe dat in zijn werk gaat? We leggen het graag uit in een persoonlijk (online) gesprek! 

Proact specialiseert zich in workspace, infrastructuren & outsourcing. 

Dit blog is geschreven door Welmoet Lugt. Voor meer informatie kan je natuurlijk contact met haar opnemen